La implementación y ejecución de una gestión del cambio eficaz y eficiente tiene como objetivo minimizar el impacto en los procesos de desarrollo y personalización de productos.
La importancia de la gestión del cambio aumenta constantemente. Las razones de los frecuentes cambios de producto son, por ejemplo, la creciente presión de la competencia y los ciclos de producto e innovación cada vez más cortos, pero también los esfuerzos internos de la empresa por mejorar continuamente.
Retos de la gestión del cambio
El reto de la gestión del cambio consiste en ejecutar y aplicar sistemáticamente tantos cambios como sea necesario y permitir los menos posibles. Esta aparente paradoja también puede ilustrarse de forma más vívida: Si todos los días se pastorea un nuevo cerdo por el pueblo, la credibilidad de la planificación y de los planificadores se resiente tanto como si se impiden o retrasan los cambios necesarios, causando un daño evitable al proyecto.
El proceso de cambio
En este contexto, es esencial que los cambios se realicen de forma estructurada. El GAU de cualquier proyecto se produce cuando las partes interesadas realizan cambios sin la suficiente comunicación. Esto da lugar a un alto grado de falta de transparencia, el trabajo se hace dos veces, se continúan innecesariamente con un alto nivel de compromiso y esfuerzo líneas de acción que hace tiempo se han abandonado en otros lugares. El resultado es un derroche innecesario de recursos y, por último, una creciente frustración en el equipo del proyecto.
Para evitar estos efectos, es necesario seguir un proceso de cambio definido y documentar todos los pasos necesarios de forma comprensible y, sobre todo, coordinar el cambio correspondiente con todas las áreas afectadas.
Etapas del proceso de cambio
- Identificar la necesidad de cambio
El primer paso es identificar un cambio potencial. Siempre se asume un cambio cuando una desviación significativa de la planificación original hace necesaria una revisión de la misma. Como esto suele afectar a más de una persona, es importante asegurarse de que todos los demás miembros del equipo del proyecto participen a tiempo. Además, las modificaciones del plan deben ser aprobadas por la dirección del proyecto o, en casos excepcionales, al menos por la dirección del subproyecto, en función del alcance de la modificación, y en ningún caso deben llevarse a cabo de forma independiente y sin acuerdo.
- Formular la solicitud de cambio
Si se ha identificado una necesidad de cambio, el iniciador del cambio está obligado a documentar una solicitud de cambio en la plantilla correspondiente. El uso de una plantilla debe garantizar que todas las consideraciones y compensaciones pertinentes se realicen a tiempo y que no se olvide ningún punto importante. Por regla general, las enmiendas deben ser completas, pero al mismo tiempo lo más concisas y precisas posible. Los detalles de la modificación figuran en las instrucciones adjuntas para su cumplimentación.
- Consultar y evaluar la solicitud de cambio
Una vez que la solicitud de cambio ha sido completada en su totalidad, puede ser discutida y evaluada por el equipo del proyecto bajo el liderazgo de la dirección del mismo. En este contexto, es importante que todos los participantes tengan la oportunidad de aportar sus ideas para, posiblemente, encontrar mejores soluciones al problema que las que pudo aportar el iniciador del cambio en solitario. Además, también hay que examinar si se ven afectados otros ámbitos y, en caso afirmativo, de qué manera. En caso de ser necesario, hay que sopesar si sigue mereciendo la pena una modificación o si no sería más sensato mantener el plan.
- Decidir sobre la enmienda
Tras el debate y la evaluación de la enmienda, hay que tomar una decisión al respecto. El director del proyecto tiene la última palabra en este asunto. La solicitud de cambio se aprueba o se rechaza. Como curso medio, se puede ver una revisión, que implica una consulta y una evaluación renovadas. Si se aprueba, debe determinarse quién es el responsable de los siguientes pasos y cuándo deben completarse.
- Aplicar el cambio constantemente
Una vez aprobado el cambio, todos los documentos afectados deben modificarse en consecuencia sin demora. El iniciador del cambio ya ha documentado en detalle cuáles son en la solicitud de cambio. Este paso es tan importante porque, de lo contrario, se corre el riesgo de que la gestión del proyecto sea incoherente en este punto, lo que tiene consecuencias de largo alcance. En el peor de los casos, no sólo se corre el riesgo de la falta de transparencia, sino también de una planificación y documentación incoherentes. Esto puede poner en peligro la consecución de los objetivos del proyecto.
- Evaluación de los cambios
Una vez realizado un cambio, los responsables deben asegurarse de que el cambio consigue realmente el efecto deseado. Si no es así, hay que comprobar si es necesario realizar más cambios.
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