La Real Academia Española (RAE) define ceremonial como “una serie o conjunto de formalidades a aplicar en cualquier acto público o solemne, propio o relacionado con el uso de la ceremonia”, mientras que protocolo se define como “las normas y reglas de carácter legal de las que se nutre el ceremonial, establecidas por decreto o costumbre”.
En este sentido, es posible decir que el protocolo se refiere a los procedimientos formales que deben seguirse durante cualquier evento, ya sea institucional, público u oficial.
¿Para qué se usan?
Establecer una secuencia adecuada y dar importancia a determinados eventos públicos o privados que requieran un manual de actuación concreto, evitando así malentendidos o incidentes no deseados que puedan surgir por falta de organización. El respeto, la integración y la comunicación entre quienes intervienen en cualquier acto serán posibles mediante el cumplimiento efectivo de estas normas.
Estas reglas tienen una larga historia que se remonta a la época en que las tribus observaban sus rituales, por lo que no son nuevas. Estas reglas formales y de protocolo ahora se utilizan en todas las esferas de la vida profesional, incluidas las familias, y ya no se limitan a la diplomacia y la realeza.
Cualquier tipo de organización debe tener un departamento a cargo del ceremonial y el protocolo, y si no lo tiene, una firma de relaciones públicas será la respuesta para esos eventos tan importantes donde es crucial que se sigan estos lineamientos.
En todas las empresas se llevan a cabo eventos de gran importancia, pero si no se siguen los términos y regulaciones, pueden convertirse en ocasiones no deseadas donde la organización corre el riesgo de ser criticada.
Como en cualquier actividad, el objetivo es que todo transcurra sin problemas para que los participantes puedan interactuar con naturalidad y comodidad. Para eso están el ceremonial y el protocolo. Se limitan a ofrecer un orden para facilitar las relaciones y la comunicación con los demás, sin establecer jerarquías ni honores.
El encargado de recordar estas reglas tiene una pesada carga porque necesita comunicarse con el director o encargado del negocio frecuentemente para mantenerlas actualizadas. Su objetivo es recomendar, coordinar y generar las acciones que demanda el proceso organizacional.
¿Qué debemos saber sobre estas normas?
El conocimiento de las jerarquías y su debido orden, la correcta planificación de eventos y ceremonias, y una búsqueda constante de la armonía y la belleza se encuentran entre las prioridades de estas reglas.
Con aquellos que participan y son invitados a un evento en particular, el objetivo del ceremonial es mantener un aire de formalidad, cortesía y orden.
Se han redactado extensos documentos (manuales) con claras instrucciones sobre las formalidades y el protocolo a observar en algunas instituciones, incluyendo ministerios de relaciones exteriores, embajadas, instituciones policiales y militares. También cuentan con departamentos y personal a cargo de esta delicada área y trabajo. Estos documentos se basan en leyes, costumbres, experiencias personales y sentido común organizacional.
Estas personas también son responsables de mantener los procedimientos de protocolo, las precedencias y el orden de la institución. También son los encargados de recibir, registrar y contestar todas las invitaciones enviadas por la alta dirección de la institución o empresa. Para que los actores principales sepan cómo aplicar estas reglas, normas y disposiciones, es fundamental que supervisen y verifiquen que se utilicen correctamente durante el acto.
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